Allgemeine Informationen über diese Hinweisgeberplattform

Wir, die INTER Versicherungsgruppe und die FAMK, begrüßen Sie auf unserer Compliance-Hinweisgeberplattform.

Wir erklären Ihnen nachfolgend in kurzen Abschnitten

  • warum Hinweise und Anfragen für uns sehr wichtig sind
  • wie Sie diese Seite nutzen können und
  • wie wir mit Anfragen und Hinweisen umgehen.


Alle Mitarbeiter sind ausdrücklich ermutigt diese Hinweisgeberplattform zu nutzen, wenn sie den Verdacht haben, dass jemand im Rahmen seiner Tätigkeit für unser Unternehmen einen Regel- bzw. Rechtsverstoß begeht. Bitte lesen Sie sich die nachfolgenden Abschnitte aufmerksam durch, damit Ihr Hinweis zielgerichtet und wirksam von uns bearbeitet werden kann. Gerne beantworten wir auch Ihre Fragen, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie mit einer Beobachtung oder Information umgehen sollen.

Ihr Hinweis oder Ihre Anfrage erreicht direkt den Compliance-Beauftragten, der den Sachverhalt vertraulich prüft und Compliance-Verstößen nachgeht.

Wenn Sie die Funktion "Rückfragen zulassen" auswählen, können wir - unter Wahrung Ihrer Anonymität - Rückfragen stellen, wenn wir ergänzende Informationen von Ihnen benötigen, um den Sachverhalt im Hinblick auf einen Compliance-Verstoß zu prüfen. Außerdem geben wir Ihnen gerne ein Feedback, welche Aktivitäten wir infolge Ihres Hinweises unternommen haben. Bitte beachten Sie, dass wir nur konkreten Hinweisen nachgehen können.

Ansprechpartner

Sie möchten persönlich mit uns in Kontakt treten oder haben Fragen hinsichtlich Compliance und Hinweise zu möglichen Compliance-Verstößen? Wir helfen Ihnen gerne weiter:

Direkter Kontakt zum INTER und FAMK Compliance Officer

Warum sind Hinweise für die INTER und FAMK wichtig?

Hinweise, die auf ein regelwidriges Verhalten unternehmensangehöriger Personen aufmerksam machen, ermöglichen uns ein schnelles und gezieltes Entgegenwirken. Dadurch können wir Schäden vom Unternehmen abwenden oder vermindern. Sie können mit Ihrem Hinweis einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass die Unternehmen und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor den negativen Folgen regelwidrigen Verhaltens geschützt werden.

Wozu können Sie diese Hinweisgeberplattform nutzen?

Sie können mit Hilfe dieser Hinweisgeberplattform direkt an die INTER und die FAMK

  • Fragen rund um das Thema Compliance, insbesondere zu regelkonformem Verhalten in bestimmten Situationen richten oder
  • Hinweise auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten durch unternehmensangehörige Personen sowie in Bezug, auf das Risiko von Rechtsverletzungen geben.

Warum kann die Hinweisgeberplattform sowohl für Hinweise als auch für Anfragen genutzt werden?

Anfragen dienen der Verhinderung von Compliance-Verstößen, Hinweise deren Aufklärung. Sind Sie nicht sicher, ob Ihr Verhalten oder das Ihrer Kolleginnen und Kollegen oder Ihrer Vorgesetzten regelkonform ist, geben wir Ihnen hierzu gerne Auskunft.

Wie bin ich geschützt, wenn ich einen Hinweis gebe oder eine Anfrage stelle?

Der Austausch von Informationen über diese Hinweisgeberplattform erfolgt in verschlüsselter Form und auf Wunsch anonym. Eine Einsichtnahme in den Inhalt erfolgt ausschließlich durch den Compliance-Beauftragten, der zur Vertraulichkeit verpflichtet ist und gegebenenfalls durch die zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen, die ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Wenn Sie eine Rückantwort auf Ihre Frage wünschen, ohne Ihre Identität offenlegen zu wollen, kreuzen Sie in der Eingabemaske das Feld „Rückfragen zulassen“ an. Das System teilt Ihrem Hinweis bzw. Ihrer Anfrage einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Die Antwort auf Ihre Frage wird in einen „digitalen Briefkasten“ eingestellt, auf den Sie mit dem von Ihnen gewählten Passwort und dem Token Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff auf den digitalen Briefkasten nicht mehr möglich.

Sie haben auch dann, wenn Sie auf die Anonymität verzichten, keinerlei Nachteile zu befürchten, wenn Sie uns in redlicher Absicht Hinweise geben, auch wenn sich diese nicht als zutreffend herausstellen.

Was ist, wenn sich mein Hinweis oder meine Anfrage auf einen Sachverhalt beziehen, an dem ich selbst beteiligt bin?

Wenn Ihr Hinweis oder Ihre Frage zur Aufdeckung eines Regelverstoßes führt, an dem Sie selbst beteiligt sind, schützt Sie das nicht vor etwaigen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder strafrechtlichen Folgen. Bei der Entscheidung hierüber kann aber berücksichtigt werden, dass Sie die Aufklärung unterstützt haben.

Habe ich auch die Möglichkeit Dokumente oder Bilder mit einem Hinweis zu übermitteln?

Ja, es besteht die Möglichkeit, mit einem Hinweis oder einer Anfrage Dokumente oder Bilder zu übermitteln. Sofern Ihre Anonymität gewahrt werden soll, müssen Sie vor dem Versand von Dateien prüfen, ob darin Hinweise auf Ihre Person enthalten sind.

Was geschieht mit meinem Hinweis oder meiner Anfrage?

Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis erreicht direkt den Compliance-Beauftragten, der vertraulich den Sachverhalt prüft, Compliance-Verstößen nachgeht und Ihnen Auskünfte erteilt.

Um Ihren Hinweisen gezielt nachgehen zu können ist es sehr wichtig, dass Sie uns möglichst genaue Angaben zu Ihren Beobachtungen machen, z. B. zeitliche Angaben, präzise Beschreibung des in Frage stehenden Verhaltens, welche Personen betroffen sind, sachlicher Zusammenhang usw.

Da nicht immer vorhersehbar ist, welche Informationen im Laufe der Aufklärung erforderlich werden, bitten wir Sie darum, die Funktion "Rückfragen zulassen" bei der Eingabe Ihres Hinweises auf dieser Plattform auszuwählen. Auch in diesem Falle ist Ihre Anonymität, sofern gewünscht, strikt gewahrt und Sie entscheiden, ob Sie weitere Angaben im Falle von Rückfragen machen wollen

Wird mein Hinweis oder meine Anfrage gespeichert?

Ihre Eingaben auf der Hinweisgeberplattform werden gespeichert, solange diese für die Bearbeitung Ihres Hinweises oder Ihrer Anfrage benötigt werden. Soweit dabei personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt eine Speicherung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten erfolgt nicht.

Werde ich über den Ausgang informiert?

Wenn Sie über den Ausgang informiert werden wollen, geben Sie dies bitte bei Ihrem Hinweis an und kreuzen Sie das Feld „Rückfragen zulassen“ an.

Werden die von Hinweisen oder Anfragen betroffenen Personen informiert?

Ja, im Rahmen der Ermittlungen kann es erforderlich sein, die betroffenen Personen darüber zu informieren, dass es einen entsprechenden Hinweis bzw. Anfrage gab. Selbstverständlich werden Sie von uns nicht als Hinweisgeber benannt. Dies gilt auch, wenn Sie bei der Eingabe Ihres Hinweises bzw. Ihrer Anfrage auf die Anonymität verzichtet haben.

Kann mein Chef Einsicht in meinen Hinweis oder meine Anfrage nehmen?

Nein. Sowohl der Compliance-Beauftragte als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Das beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in den Hinweis, die Anfrage oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einsicht nehmen darf.

Können Dritte, wie z.B. Ermittlungsbehörden, Einsicht in meinen Hinweis bzw. meine Anfrage oder in das Ergebnis weiterer Recherchen nehmen?

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Zum Beispiel kann die Staatsanwaltschaft im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch diesbezügliche Durchsuchungshandlungen vornehmen. Das Unternehmen kann derartige Beschlagnahmebeschlüsse oder Durchsuchungsmaßnahmen durch die Herausgabe der entsprechenden Unterlagen abwenden. Hierzu gehören auch die in dieser Hinweisgeberplattform gespeicherten Informationen. Bitte beachten Sie, dass ein Beschuldigter im Strafverfahren über einen Rechtsanwalt Akteneinsicht in die Ermittlungsakte der Staatsanwaltschaft beantragen kann und auf diese Weise die Möglichkeit der Einsichtnahme durch den Beschuldigten in die Informationen aus der Hinweisgeberplattform bestehen kann.

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